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¿Cómo manejar devoluciones a clientes y operadores?
En la operación diaria, suelen aparecer situaciones en las que son necesarias gestionar devoluciones, tanto con los clientes y con los operadores generalmente por cancelación de algún servicio.
En Aptour hay 2 opciones para tratar estos casos.
Opcion 1: Modificando la reserva original
Lo mas IMPORTANTE es modificar el SERVICIO dejando en cero o bajando el precio de COSTO y VENTA. Si no hay pagos al operador es posible eliminar directamente el servicio.
Opcion 2: Generando una nueva reserva bajo la modalidad Reserva de Devolución
Se abre una nueva reserva se carga uno o mas servicios y en costo se carga el valor a devolver por el operador y en precio de venta el valor a devolver al cliente.
El siguiente paso es Cerrar la reserva, presionando previamente la opción Devolución en la ventana de cierre de reservas.
Los pasos posteriores son iguales para estas 2 opciones
Con el cliente
1. Emitir un recibo de devolución al cliente por el importe devuelto
2. Si ya estaba facturado se emite una nota de crédito al cliente
Con el operador
1. Dentro de la ventana pagos a operador se verá un saldo a favor. Este saldo puede
- Transferirse a otra reserva del mismo operador
- Si el saldo es en cuenta corriente pesos puede utilizar la opción de adelantos.
- Si el operador devuelve el importe se hace una Devolución en la ventana de pagos al operador.
2. Si el operador envía una Nota de Crédito se carga en el modulo de compras la nota de crédito y solo en el casillero de importe a imputar se carga en negativo.
Ejemplos habituales de devoluciones son:
- Operaciones que se terminan cancelando, cuando ya se encuentran cobradas y pagadas los operadores.
- Operaciones que sufren modificaciones de importes, y los valores nuevos son inferiores a los previos.
- Eliminación de determinados servicios en una reserva.
- Se cobró al cliente o se pagó al operador de más por motivos diversos.
El factor común en estos casos, es que los nuevos valores de costo, son menores a los pagados y que los nuevos valores de venta, son menores a los cobrados.
Ejemplos de Opcion 1.
En la siguiente imagen se ve un servicio con Costo 70000 y Venta 100000.
El mismo se encuentra completamente cobrado por lo que el saldo al cliente es 0
Y se pagó la totalidad al operador AEROLINEAS ARGENTINAS, por lo que el saldo con este es también 0
Cuando se produce una cancelación o una modificación en el servicio, se deberá reflejar en los valores del servicio de la reserva, para que quede reflejado la situación real actual del mismo.
Por ejemplo, si este servicio fuera cancelado, y el operador reintegra la totalidad de lo pagado, el nuevo valor de costo será 0, quedando de esta manera, todo el importe pagado al operador a favor para poder ser devuelto o utilizado en otra operación:
Así mismo, si el operador no reintegra la totalidad de lo pagado y hubiera una penalidad, esta pasaría a ser el nuevo valor de costo. En la siguiente ventana se carga un costo de $15000 que pasa el operador.
De esta manera queda a favor en la ventana de pagos a operador, para devolver o aplicar a otra operación, la diferencia entre lo pagado y el nuevo costo.
Si al cliente se le reintegra la totalidad de lo cobrado en precio de venta se carga $0 como se ve en la siguiente imagen. En la ventana de Cobros al cliente se mostrará en negativo el total cobrado.
En cambio si el cliente no se le devuelve la totalidad de lo cobrado, el precio de venta refleja el valor no devuelto. En la siguiente imagen se carga como precio de venta $15000 y por diferencia al cliente se le va a devolver $85000
Otro caso habitual es cobrar al cliente un valor mayor al devuelto por el operador manteniendo así una utilidad en el servicio. En la siguiente imagen se ve un costo al operador de $15000 y un precio de venta de $30000, por lo que la utilidad de la reserva queda en $15000.
Una vez que el servicio se encuentra actualizado a los valores actuales, se procederá a hacer las devoluciones
Lo que se deberá buscar es que los saldos que figuren en la reserva sean los correctos posterior a la modificación de los servicios.
RESERVAS DE DEVOLUCIÓN (Opción 2)
En este tipo de reservas los servicios funcionan inversamente que una reserva normal. El valor de venta del servicio va a ser el importe que se le reintegra al cliente y el valor de costo es el valor que reintegra el operador.
Para cargar una reserva de devolución, se procede igual que una reserva normal, se abre al mismo cliente y se genera un servicio del mismo operador.
Y se cargara como COSTO, el monto que el OPERADOR vaya a devolver y como VENTA, el valor que se le devolverá al pasajero.
En este ejemplo, el operador AEROLINEAS ARGENTINAS devolverá $15000 y al cliente se le devolverá $12000 . Quedaran $3000 de utilidad
Para convertir una reserva en una reserva de devolución, se deberá ir a CIERRE, marcar la opción DEVOLUCION, y volver a presionar el botón CIERRE.
De esta manera, el valor de costo se verá como negativo en la columna saldo en la ventana de Pagos a Operadores en el botón OPERADORES, y el valor cargado en venta estará se verá en negativo en la ventana de cobros al cliente en REC Y FAC.
Una reserva de devolución también genera una diferencia que puede ser positiva, negativa o en cero. Si el precio de costo es mayor al precio de venta la diferencia es positiva
Otro uso de una reserva de devolución se puede dar cuando se recibe una comisión o incentivo de un operador. Si se quiere reflejar y que quede en la misma cuenta corriente, se abre una reserva de devolución, cuyo cliente puede ser la agencia misma y se carga un servicio del operador, sin venta, y cargando en el costo el monto deseado.
Como reflejar la devolución monetaria al cliente en cualquiera de las opciones
Toda devolución al cliente es un egreso de una moneda.
La forma mas habitual de hacer una devolución a un cliente es
-Emitir un recibo de devolución
- Realizar una nota de la nota de crédito en cuenta corriente si ya estaba facturada. Es recomendable tildar FACTURAR en el servicio y utilizar la opción AUT.FILTRADA en el armado de la factura.
Opcionalmente se puede emitir una nota de crédito de contado sin emitir recibo de devolución.
Si bien en la práctica del rubro es más habitual el uso de notas de crédito en cuenta corriente, se deberá tener en cuenta que estas NO GENERAN devolución de lo cobrado sino que cancelan lo facturado.
La nota de crédito en cuenta corriente, deberá estar acompañada por un recibo de devolución para efectivizar la devolucion monetaria al cliente
Como reflejar la devolución monetaria del operador en cualquiera de las opciones
Dentro de la reserva en la ventana de pagos a los operadores donde se encuentre reflejado un saldo a favor se podrá:
Realizar una devolución del operador.
Una devolución a operadores es un ingreso de una moneda. Se deberá utilizar en los casos en los que el operador efectivamente devuelva el dinero, tanto a la agencia como al cliente.
En este segundo caso, se realiza la devolución desde el operador y luego se efectúa la devolución al cliente, un ejemplo de esto son los casos de devoluciones a través de tarjetas de crédito.
Es habitual en estos casos que estos saldos a favor no se transfieran y se apliquen a otra operación que tenga la agencia con ese mismo operador.
En esos casos y teniendo ya cargada la otra operación, se presiona el botón Transferencia y se aplica el monto en las operaciones coordinadas con el operador.
